v Tabla de Contenido
v Tabla de Contenido............................................................................................................... 1
Monitor............................................................................................................................................. 2
v Que tipo
de problemas ayudan a resolver los registros automáticos..................................... 2
v Diagrama
1: Declaración de un diferido en el CG-UNO...................................................... 4
v Diagrama
2: proceso mensual de amortización de diferidos................................................. 5
v Diagrama
de operación de los registros fijos........................................................................ 6
v Definición
del indicador de amortización de diferidos en el plan contable ......................... 8
v Actualización
del maestro de diferidos................................................................................. 9
v Listado
del maestro de diferidos........................................................................................... 9
v Copia del
maestro de diferidos..............................................................................................11
v Restauración
del maestro de diferidos................................................................................. 11
v Proceso de
amortización Automática................................................................................... 13
v Actualización
del maestro de distribución por cuenta.......................................... ...............14
v Listado
del maestro de distribución por cuenta.....................................................................16
v Proceso-listado
de la distribución automática..................................................................... 16
v Actualización
del maestro de Distribución por Destino.......................................................17
v Listado
del maestro de distribución por Destino................................................................. 20
v Proceso/Listado
de la distribución automática por destino................................................. 22
v Captura
del maestro de registros fijos................................................................................ 23
v Modificación/Retiro
del maestro de registros fijos............................................................ 24
v Consulta
del maestro de registros fijos............................................................................. ..25
v Listado
del maestro de registros fijos................................................................................. 26
v Contabilización
directa de los registros fijos.............................................................. ....... 27
v Generación
de documentos de los registros fijos........................................................ .......28
v Proceso
del cierre de cuentas/destinos................................................................................ 29
v Objetivos
del Capítulo
Al
terminar de estudiar el presente capítulo, el usuario estará en total capacidad
de reducir notablemente los tiempos del proceso periódico de la información
contable, al incorporar lotes de transacciones que se generan automáticamente.
Los
objetivos específicos de éste capítulo son:
Qué
tipo de problemas ayudan a resolver los registros automáticos.
Estudio
del manejo de diferidos en CG-UNO.
Estudio
del manejo de registros fijos en CG-UNO.
Estudio
del proceso de distribución sobre cuentas y centros productivos.
v Menú Monitor.
La
explicación de cada uno de ellos, su aplicación y operación en todos los elementos
que los conforman, son la razón de ser de los capítulos que se presentan a
continuación. El Usuario puede desplazarse a través de estos con las teclas de
movimiento de cursor (flechas) o seleccionando directamente el número o letra
de la opción.
v Qué tipo de problemas ayudan a resolver los registros automáticos
│
FIJOS │ registros
fijos │ │
└───────────────────────┘ │ C O N T A B L E │
┌───────────────────────┐ │ │
│
MAESTRO │Comprobante
mensual de │ │
│BASES DE DISTRIBUCION ├─────────────────────────Ø│ │
│SOBRE CENTROS DE COSTOS│ distribuciones │ │
└───────────────────────┘
└──────────Ù──────────┘
┌───────────────────────┐ │
│
MAESTRO │ Comprobante mensual de │
│ BASES DE DISTRIBUCION
├─────────────────────────────────────┘
│ POR CUENTA │ distribuciones
└───────────────────────┘
Todas
las veces que un CONTADOR, está enfrentado a la preparación de los estados
financieros de una compañía, se encuentra ante una serie de actividades de
naturaleza cíclica y que contablemente son totalmente predecibles. Estas
labores generalmente cuando se realizan manualmente implican tediosas labores
de generación de notas contables y elaboración de comprobantes. Con miras a
agilizar estas labores previas de
preparación de informes financieros, se ha incluido el MODULO DE REGISTROS
AUTOMATICOS, que como su nombre lo dice, busca la automatización en la
contabilización de este tipo de transacciones.
Caso 1: Diferidos:
La
elaboración de las amortizaciones mensuales de diferidos, que van cargando a la
cuenta de gastos , la parte del pago por anticipado, correspondiente al
mes, y cuyo fin es el de no deformar el
estado de RESULTADOS, castigando un mes con todo el valor del pago anticipado.
Caso típico que se encuentra en el manejo de SEGUROS. Este proceso mensual se
hará las veces que sea necesario hasta que el valor inicial del diferido quede
amortizado completamente en la contabilidad.
Caso 2: Registros
fijos:
La
contabilización de partidas, que son iguales todos los meses, como es el caso
del pago de arrendamientos. En este caso el proceso es indefinido.
Caso 3: Redistribución
sobre cuentas ó Destinos
A.
Redistribución sobre los centros productivos de la empresa, de los desembolsos hechos
para el sostenimiento de centros de servicios, y que se comparten de acuerdo a
una tabla de porcentajes previamente definida. Situación que se puede ver
reflejada en la contabilización de los gastos de tipo administrativo, que se
comparten entre los departamentos productivos de la empresa.
B.
Redistribución del mismo tipo del caso anterior, pero con destino a una cuenta
determinada.
v Diagrama 1: Declaración de un diferido en el CG-UNO
┌─────────────────┐
│ CG01031
│
┌─────────────────────────────┴─────────────────┤
│ Declaración en el plan contable del
indicador │
│ de amortización las cuentas
involucradas en │
│ este proceso. │
└───────────┬───────────────────────────────────┘
│
┌─────────────┐
┌───────────Ú───────────────┐ │ CG07011 │
│Se está implementando el │ SI ┌────────────────┴─────────────┤
│módulo de Diferidos, cuando│───Ø│ Crear en el sistema los │
│ya se ha hecho la amortiza─│ │
saldos actuales de los │
│ción en forma manual. │
│ diferidos (fecha inicial, │
└──────────────┬────────────┘ │
fecha final, cuenta débito, │
│NO │ cuenta crédito y valor). │
│
┌──────────────┐└──────────────┬───────────────┘
│ │CG02041/ Mod.9│ │
┌──────────────┴─┴──────────────┤ │
│ En el momento de la captura de│ │
│ transacciones se toman los │ │
│ datos necesarios para crear el│ │
│ nuevo diferido en el sistema │ │
│ (fecha inicial, fecha final, │ │
│ cuenta débito, cuenta crédito │ │
│ y valor. │ │
└──────────┬────────────────────┘ │
│
│
×────────────────────────────────────┘
v Diagrama 2: proceso mensual de amortización de diferidos
┌────────────────┐
Se supone que ya se han │
CG07021 │
informado en el sistema ┌───────────┴────────────────┤
todos los diferidos sobre│ Tomar copia
del maestro de │
los que se va a trabajar │
Diferidos. │
(ver diagrama 1)
└┬───────────────────────────┘
│ ┌────────────┐
│ │
CG02031 │
┌─────────────Ú─────┴────────────┤
│ Abrir el lote donde va a quedar│
│ la información del comprobante │
│ de amortización de este período│
│ (año, mes, comprobante, lote). │
└───────────┬────────────────────┘
┌──────────────────────Ø│ ┌───────────────┐ Se recomienda
│ │ │ CG07023 │ hacerlo
│
┌────────────┴──────┴───────────────┤ inicialmente
│
│Ejecutar proceso automático, de
│ solo listado.
│
│generación del comprobante de
│ Una vez se está
│
│amortización con base en los datos │ seguro se vuelve
│
│del maestro de diferidos (CGDIF.DAT│ a ejecutar con
│
└───────────────┬───────────────────┘ actualización
│ └────────────────────────────┐
│
┌───────┐ ┌────────┐ ┌──────────┐ ┌─────Ú───────┐
│
│CG02042│ │CG07022 │ │CG10091
│ │Revisar el │
│┌────┴───────┤ ┌───┴────────┤ ┌──┴──────────┤ │lote obtenido│
││Hacer la │
│Restaurar el│ │Retirar el │ │Es
necesario │
││modificación│×─┤maestro de │×─┤lote de │×─┤reversar el │
└┤y corrección│ │Diferidos.
│ │transacciones│ │proceso de
│
│del caso.
│ │(No debe │
│generado. │ │amortización?│
└────────────┘
│haber más │ └─────────────┘ │
│
│usuarios en │ └─────┬───────┘
│la red) │ │ NO
└────────────┘ │
┌───────────────────────────┘
Ú
Proceso
de amortizaciones terminado, la contabilidad ya tiene incorporado el lote transacciones
correspondiente a la amortización del período.
Nota: Cuando es necesario volver a repetir el proceso
de generación automática del comprobante de amortizaciones, es necesario
chequear que durante el tiempo transcurrido entre la generación y la copia, no
se han incorporado nuevas transacciones a las cuentas de diferidos por el
proceso normal de captura de datos de la contabilidad.
v Diagrama de operación de los registros fijos
┌───────────────┐
│
CG07071 │
┌─────────────┴───────────────┤
│ Declaración de los registros│
│ que van a ser fijos. │
└───────────┬─────────────────┘
│ ┌───────────────┐
│ │ G07073 y 07074│
┌───────────Ú─┴───────────────┤
│ Consultas y listados del │
│ contenido del archivo CGFIJO│
└───────────┬─────────────────┘
│
┌─────────────┐
│
│ CG07072 │
┌───────────┴───┴─────────────┤
│ Correcciones, adiciones y │
│ retiro para poner a punto la│
│ base de datos de registros │
│ fijos (CGFIJO) │
└─────────────┬───────────────┘
Proceso mensual
de generación de documentos y contabilización. Existen dos alternativas: enviarlos
al módulo 9 ó generar un nuevo lote de transacciones.
│ ┌────────┐ ┌───────────┐
┌─────┘ │CG02031
│ │CG07031 │
┌───────┴────────┐ ┌─────────┴────────┤ ┌─────────┴───────────┤
│Desea generar do│SI │Definir el
lote │ │Ejecutar proceso de │
│cumentos obtener├───┤donde van a
quedar├─┤impresión de documen │
│un lote de tran │ │las nuevas │ │tos correspondientes │
│sacciones de una│ │transacciones ge─ │ │a los registros fijos│
│vez en el mvto. │ │nerados automática│ │y obtención del nuevo│
│del mes. │
│mente. │ │lote de
transacciones│
└───────┬────────┘ └──────────────────┘ └───────────┬─────────┘
│ │
│ NO │
│ ┌───────────────────┐ │
│ │ CG07082 │ │
┌───────┴────┴───────────────────┤ │
│Ejecutar proceso de envío de los│ │
│nuevos documentos al módulo 9. │ │
│Generación de Documentos, como │ │
│pendientes de contabilizar y sin│ │
│sin imiprimir. │ │
└───────────┬────────────────────┘ │
└─────────────────────────────────────────┘
Proceso
de registros fijos terminados, la contabilidad ya tiene incorporado los
documentos y transacciones que son fijas cada mes.
v Definición del indicador de amortización de diferidos en el plan
contable
Desde
el mismo momento de la definición en el plan contable de las cuentas
involucradas en el proceso de diferidos, que de acuerdo al plan único de
cuentas, es el grupo de cuentas que están bajo la cuenta 17,
"Diferidos", se les prende el indicador AA "Amortización
Automática", tal como se indica a continuación
Cada
vez que en el momento de capturar información se afecte una cuenta con éste
indicador prendido, se pide la siguiente información adicional.
Cuenta
donde se llevan las partidas a amortizar cada mes, beneficiario al cual le
cargamos la amortización, centro de utilidad que recibe la amortización, fecha
inicial (AAAAMMDD) y fecha final de la amortización (AAAAMMDD) Esta es la
información base para que posteriormente en el momento de generar el asiento contable
v Actualización del maestro de diferidos
El
objetivo de este programa es informar los saldos que traen los diferidos en el
momento en que se arranca su control por el sistema contable CG-UNO. La ruta de
acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menú: Al escoger la opción 1 “Actualiza” se deben gestionar el
siguiente formato de captura por cada uno de los diferidos a controlar por cada
beneficiario, cuenta, empresa y centro de utilidad
Comentarios
a esta pantalla:
a. El lote es un campo
informativo, que sirve como base en futuras verificaciones para dar una
orientación de lote y comprobante, por donde se cargó el diferido.
b. Documento correspondiente al
tipo y numero de consecutivo, que sirvió de soporte para registrar inicialmente
el cargo del diferido activo.
c. Como se está informando un
diferido, que manualmente ya se ha afectado el saldo inicial, es necesario
tener en cuenta que los campos amortizados desde y hasta, se refiere a los
lapsos a partir de los cuales se va a seguir haciendo las restantes amortizaciones
en el sistema.
Debido
a que en esta opción se está teniendo acceso a la información de maestros de
diferidos, que el mismo sistema seguirá actualizando automáticamente, a medida que cada mes se efectúe el proceso de
diferidos, es de vital importancia tener especial cuidado en la manipulación de
la información almacenada.
v Listado del maestro de diferidos
v Copia del maestro de diferidos
La
ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menú:
Al
escoger la opción 1 “Copia del maestro de diferidos” se debe reconfirmar la
operación de copiado del CGDIF.DAT a CGDIFBK.DAT
Al
escoger la opción 2 “Restauración del maestro de diferidos” se debe reconfirmar
la operación de restauración.
Proceso de amortización Automática
Las fórmulas utilizadas para el cálculo de los diferidos trabajan siempre con los días calendario; si un lapso tiene 31 días, el sistema amortiza 31 días; si tiene 28 días, amortiza 28 días; si una partida inicia con la amortización a mediados del lapso, se amortizan solamente los días transcurridos entre esa fecha inicial y la fecha final del lapso; si una partida se termina de amortizar a mediados del lapso, se amortiza todo el saldo.
Parámetros cuando solamente se obtiene listado
Parámetros cuando se genera un lote de transacciones
Si
después de ejecutarse con opción de actualización se requiere por algún motivo
reversar el proceso, se deben retirar
todos los registros del lote en donde se contabilizaron los resultados
obtenidos y proceder nuevamente a
ejecutar el proceso de amortización automática.
v Actualización del maestro de distribución por cuenta
Al
escoger la opción 1 “Actualiza” es necesario diligenciar el siguiente formato
de captura por cada una de las cuentas y destinos a distribuir
El
sistema admite que la cuenta a acreditar en el proceso automático sea la misma
que la cuenta a distribuir; de manera similar, se acreditar sean las mismas, o sea, que se utilicen las
cuentas de distribución como una cuenta “puente”. Se recomienda el uso de unas
cuentas especiales e independientes para el manejo de esos débitos y créditos
automáticos teniendo en cuenta que de esta forma no se pierden los efectos de
los acumulados sobre las cuentas originales utilizadas para la contabilización.
v Listado del maestro de distribución por cuenta
El objetivo de este programa es listar los parámetros que
regulan la forma como se harán los procesos de distribución por cuenta.La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menú:
v Proceso-listado de la distribución automática
v Actualización del maestro de Distribución por Destino
Código de empresa:
Orden de proceso:
Centro a distribuir:
Centro que recibe:
Porcentaje de distribución:
Cuenta débito:
Cuenta Crédito:
Destino Crédito:
v Proceso/Listado de la distribución automática por destino
Lapso a distribuir:
Empresa a distribuir:
Centro de utilidad:
Orden del proceso:
v Captura del maestro de registros fijos
v Listado del maestro de distribución por cuenta
Al escoger la opción 3 “Listado” se deben informar los
siguientes campos para determinar la forma como se va a listar la información.
v Proceso-listado de la distribución automática
El objetivo de este programa es generar el comprobante
automático de distribución de cuentas. Para ello se parte de la parametrización
informada al aplicar la opción 1 “Actualiza-Maestro distribución por cuenta”.
También se tiene en cuenta los totales contabilizados en un lapso específico en
las cuentas que se distribuyen.
La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el
siguiente menú:
Al escoger la opción 1 “Proceso/Listado” se pregunta inicialmente por la empresa y el
lapso a distribuir
Seguidamente se pregunta por la opción del proceso: 0 = no
actualiza y 1 = si actualiza; si se selecciona "0", simplemente se
genera un listado informativo con los valores calculados para cuenta
distribuida; si se selecciona "1" se pregunta por el número de
comprobante de diario en donde se incorporan los registros calculados. El
sistema solicita identificar un beneficiario para acumular los registros de la
distribución y de esta forma no perder el acumulado por cada tercero.
Aconsejable imprimir el listado CG07041.P01 como soporte del comprobante de
diario.
Si después de ejecutarse con opción de actualización se
requiere por algún motivo reversar el proceso, se debe retirar todos los
registros del lote inicial en donde se contabilizaron los resultados obtenidos
y proceder nuevamente a ejecutar el proceso.
v Actualización del maestro de Distribución por Destino
La distribución automática de destinos se considera como un
proceso complementario a la distribución de cuentas pero se puede utilizarse
también de manera independiente. Permite distribuir los centros de servicio
sobre los centros productivos de una manera automática e incorporar los
resultados de esa distribución dentro de un comprobante contable.
Bajo esta opción se crean las bases con que se distribuyen
automáticamente los valores contabilizados en los diferentes destinos
seleccionados para tal fin. El sistema admite que los valores contabilizados
por una empresa en un destino y centro de utilidad específico, sean
distribuidos porcentualmente a otras centros o destinos que se informan en el
momento de crear las bases.
Las partidas a debitar y a acreditar se calculan en base a
esos porcentajes; las cuentas a debitar y a acreditar se informan en el momento
de crear las bases. La siguiente figura muestra las diferentes operaciones que
se pueden realizan con el catálogo de bases de distribución por destino; este
formato se despliega cuando se selecciona la opción 5 del menú que monitorea el
módulo de registros automáticos.
La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el
siguiente menú:
A continuación se presenta el formato de pantalla utilizado
para ingresar, modificar y retirar bases de distribución por destino. Se puede
observar que el sistema admite que la cuenta a acreditar en el proceso
automático sea la misma que la cuenta a debitar pero los destinos deben ser
diferentes; o sea, que se utilicen las cuentas de distribución como una cuenta
"puente". Se recomienda el uso de unas cuentas especiales e
independientes para el manejo de esos débitos y créditos automáticos teniendo
en cuenta que de esta forma no se pierden los efectos de los acumulados de las
cuentas de distribución.
El algoritmo trabaja en dos fases denominadas distribución
primaria y distribución secundaria. En la primer fase se distribuyen los
valores reales imputados en cada centro; en la segunda se distribuyen los valores
asignados por distribución. En la primera fase se permite que un destino o
centro de costo reciba durante el
proceso de distribución valores de otro centro y viceversa; esto no es válido
para la segunda fase. El sistema pregunta por un porcentaje de distribución
primario y por un porcentaje de distribución con el que se trabaja para la
segunda fase.
Cuando no existen casos en donde un centro reciba de otro y
viceversa, los porcentajes de distribución de la primera fase deben ser
similares a los de la segunda para todos los destinos. De lo contrario, los
porcentajes de la segunda fase deben ir en ceros en aquellos casos en donde el
centro de costo que recibe, es un centro que también se distribuye.
En todos los casos es necesario informarle al sistema el
orden en que se lleva a cabo el proceso de distribución: que se centros se
distribuyen primero y cuales después. Si dos centros se distribuyen entre sí,
los porcentajes de distribución secundaria para sus respectivas bases de
distribución, deben ser cero; si a dos o más centros se les asigna un orden de
distribución similar, el sistema distribuye en forma ascendente de acuerdo al código asignado a los destinos.
Código de empresa:
Código alfanumérico con el que se identifica la empresa.
Orden de proceso:
Opción que distribuye en orden ascendente los centros de costos.
Ejemplo distribuir aéreas de servicio, luego distribuir las aéreas de mercadeo.
En este caso el orden del proceso para las aéreas de servicio es 01 y para las
aéreas de mercadeo el 02. El sistema procesa en este orden donde el centro de costos de Servicio le entrega
información al centro de costos de mercadeo.
Centro a distribuir:
Identificar cual es el destino asociado, el destino y el
centro de utilidad que se va a distribuir, con F2 consulta la tabla de destinos
y con F3 consulta los registros que existen para distribuir.
Centro que recibe:
Identificar cual es el destino asociado, el destino y el
centro de utilidad que recibe la distribución. Presionado F3 en campo destino a
recibir se presenta una ventana la cual permite:
Conocer el total distribuido.
Recuperar un registro para modificar o para retirar.
Modificar el porcentaje de uno o varios registros
(presionando F3)
Retirar un registro (presionando F5)
Mensaje de advertencia cuando el porcentaje sobrepasa el
100%. El destino asociado que recibe puede ser diferente al destino
asociado que entrega.
Porcentaje de distribución:
Porcentaje que se asigna al centro de costos a distribuir
Cuenta débito:
El proceso requiere de cuentas especiales para registrar las
distribuciones. Cuenta que recibe el valor del débito de la distribución.
Cuenta Crédito:
El sistema requiere de una cuenta para registrar el
movimiento crédito del destino asociado y destino que entrega la información.
Destino Crédito:
Destino asociado, destino y centro de utilidad que
inicialmente debe ser igual al centro de costos que se distribuye, pero se
desea conservar los acumulados de los diferentes destinos que distribuyo genere
la información sobre otros destinos.
El objetivo de este programa es listar los parámetros que
regulan la forma como se harán los procesos de distribución por cuenta.
La ruta de acceso a este programa se puede visualizar
en el siguiente menú
Al escoger la opción 3 “Listado” se deben informar los
siguientes campos para determinar la forma como se va a listar la información.
v Proceso/Listado de la distribución automática por destino
Bajo esta opción se genera el comprobante automático de
distribución de destinos (centros de servicio sobre centros productivos). Parte
de las bases creadas en punto anterior y de los totales contabilizados en un
lapso específico, en los diferentes destinos que se distribuyen.
El proceso pregunta por la empresa y el lapso a distribuir;
posteriormente pregunta por la opción del proceso: 0 = no actualiza y 1 = si
actualiza; si se selecciona "0", simplemente se genera un listado
informativo con los valores calculados para cada destino distribuido; si se
selecciona "1" se pregunta por el número de comprobante de diario en
donde se incorporan los registros calculados.
El proceso se puede ejecutar varias veces en un mismo lapso;
si después de ejecutado vienen otras contabilizaciones que afectan los centros
distribuidos se puede reversar el proceso inicial retirando todos los registros
del lote generado o en su defecto, se puede volver a ejecutar el proceso sin
necesidad de reversar el comprobante ya generado; en este último caso, solo se
distribuirán los nuevos valores contabilizados.
La siguiente figura despliega el formato de pantalla
utilizado para capturar los datos requeridos para iniciar con el proceso de
distribución.
La ruta de acceso a este programa se puede
visualizar en el siguiente menú
Al escoger la opción 1 “Proceso/Listado” se deben informar
los siguientes campos:
Lapso a distribuir:
Mes del cual vamos a realizar la distribución.
Empresa a distribuir:
Código de la empresa.
Centro de utilidad:
Código del centro de utilidad a distribuir.
Orden del proceso:
Que centros de costos se distribuyen primero o cuales son
las actividades que cierran y cual es el orden de cierre.
v Captura del maestro de registros fijos
El objetivo de este programa es crear todas las
contrapartidas contables necesarias para crear registros que por ser iguales en
cada período, se les da el nombre de
registros fijos. Este proceso permitirá crear la base de información que
servirá posteriormente para generar periódicamente los asientos contables en
forma automática. De esta manera se agilizan las labores contables en aspecto
como pagos de arrendamientos ó cuotas
fijas de cualquier tipo.
La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el
siguiente menú:
Al
escoger la opción 1 “Captura” se debe gestionar inicialmente el siguiente
formato de captura del encabezado del asiento
En el caso del Beneficiario Citado, tenga creada sucursal se pide este campo, en caso contrario no.
En segundo lugar, es necesario gestionar por cada contrapartida el siguiente formato de captura, que
almacena dicha información como registros del asiento contable
En segundo lugar, es necesario gestionar por cada contrapartida el siguiente formato de captura, que
almacena dicha información como registros del asiento contable
v Modificación/Retiro del maestro de registros fijos
El objetivo de este programa es permitir la modificación o
retiro de la información que sirve como base para la generación periódica de
registros fijos. Como criterio para determinar cuando se emplea modificación o
retiro, se debe tener en cuenta que cuando hay necesidad de modificar los datos
primarios (o técnicamente llave del registro) se debe retirar primero y luego
volver a crear el registro con la información correcta. Para el caso de los
registros fijos la llave está conformada por: Empresa, tipo de comprobante,
beneficiario y sucursal. En términos prácticos esto quiere decir que se
aplicará la opción de modificación cuando se necesite corregir uno de los
siguientes campos: Valor, detalle, fecha de documento y vendedor.
 |
||||
Al escoger la opción 2 para labores de modificación en
primer lugar se accesa el encabezado del registro fijo.
Seguidamente
se continuará con la modificación de los
valores en cada registro
v Consulta del maestro de registros fijos
El objetivo de este programa es consultar tanto los
encabezados como registros de detalle de la información que sirve como base
para generar periódicamente los asientos contables fijos.
La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el
siguiente menú:
Al escoger la opción 3 “Consulta” se deben informar los
campos que conforman la llave de acceso primario al registro. Estos son:
Empresa, tipo de comprobante, beneficiario y sucursal.
Seguidamente se tiene acceso a cada uno de los registros que
conforman el asiento para la información primaria dada.
v Listado del maestro de registros fijos
El objetivo de este programa es listar la información que
sirve de base para realizar periódicamente los procesos de contabilización y
generación de documentos.
La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el
siguiente menú:
v Contabilización directa de los registros fijos
El objetivo es generar lotes de transacciones contables a partir del maestro de registros fijos,
actualizando de una vez los saldos contables.
La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el
siguiente menú:
Al escoger la opción 1 “Contabilización Directa” se
deben informar los siguientes parámetros.
Para efectos de seguridad en la integridad de
la información contable se recomienda en primer lugar realizar el proceso con
opción de solo listado, y una vez se esté totalmente seguro del efecto del
proceso se repite el proceso con la opción 1 de listado y actualización.
v Generación de documentos de los registros fijos
El objetivo de este programa es ofrecer una segunda
alternativa a la generación de lotes de transacciones contables a partir del
maestro de registros fijos. La ventaja de en este caso es que se heredan los
beneficios que tiene el módulo de generación de documentos para efectos de
impresión documentos en formatos pre impresos, facilidad que no se tiene cuando
se aplica la opción de contabilización directa.
La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el
siguiente menú:
  
v Proceso del cierre de cuentas/destinos
El objetivo de este programa es servir de apoyo en el manejo
funcional que en ciertos casos específicos deben tener los destinos, cuando hay
cambios de períodos, con el fin de empezar nuevamente en ceros los acumulados
pero sin perder la información que se trae hasta el período anterior; es el
caso de las empresas agroindustriales
que aplican este proceso para el cierre de suertes, también tiene aplicación en
el caso de importaciones
Internamente lo que se hace es generar por cada cuenta o
cuenta-destino un movimiento por igual al saldo con naturaleza contraria. La
contrapartida de todos los movimientos generados se lleva a la nueva cuenta-
destino.
La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el
siguiente menú:
Al escoger la opción de procesos se deben seguir las
siguientes instrucciones.
Seguidamente
se deben informar los parámetros determinar el lote de contabilización
 |
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