CUENTAS POR COBRA Y PAGAR

v Tabla de Contenido.


v     Tabla de Contenido......................................................................................................... 1
v     Introducción.................................................................................................................... 3
Objetivos del módulo.............................................................................................................. 3
v     Menu monitor.................................................................................................................. 4
v     Consulta estados de cuenta por empresa / cuenta/ beneficiario...................................... 5
v     Consulta de estados de cuenta por empresa / beneficiario / cuenta................................ 7
v     Listado de estados de cuenta por empresa / cuenta / beneficiario.................................. 9
v     Listado de estados de cuenta por empresa / cuenta / beneficiario / alfabético............. 10
v     Listados por empresa de vencimientos diarios.............................................................. 11
v     Estados de cuenta - Consulta de movimiento por documento..................................... 12
v     Estados de cuenta - Listado de movimiento por documento....................................... 14
v     Vencimientos por Edades a la fecha – Listado por Empresa........................................ 16
v     Vencimientos por Edades a la fecha – Listado por Centro de Utilidad....................... 18
v     Vencimientos por edades a la fecha – listados de Circularización............................... 20
v     Vencimientos por Edades a fecha corte – Listado por Empresa.................................. 22
v     Vencimientos por Edades a fecha corte – Listado por Centro de Utilidad.................. 24
v     Vencimientos por edades a fecha corte– listados de Circularización........................... 26
v     Proyección de Recaudos - Actualiza Rangos de Proyección........................................ 28
v     Proyección de Recaudos Resumido.............................................................................. 29
v     Proyección de Recaudos Detallado.............................................................................. 31
v     Cumplimiento de Recaudos.......................................................................................... 33
v     Relación de recaudos por vendedor – Tipo 1............................................................... 34
v     Relación de recaudos por vendedor – Tipo 2............................................................... 36
v     Análisis de Cupos de Crédito....................................................................................... 38
v     Ajuste de Cuotas de Cartera......................................................................................... 39
v     Aumento / Disminución de Cupos................................................................................ 41
v     Cambio Automático de Vendedor................................................................................ 42
v     Captura de Cheques Pos-fechados................................................................................. 44
v     Cambio de Vendedor por Documento.......................................................................... 45
v     Descuentos Pronto Pago - Tabla de Pronto Pago......................................................... 46
v     Generación de Descuentos (P.P.).................................................................................. 47
v     Descuentos Pronto Pago - Actualización Manual......................................................... 48
v     Listados de Descuentos por Pronto Pago..................................................................... 50
v     Descuentos Pronto Pago - Generación de Notas Crédito............................................. 51
v     Descuentos Pronto Pago - Inicialización de Archivos.................................................. 53
v     Intereses por Mora - Tabla de Vencimientos Programados.......................................... 55
v     Generación de Intereses por Mora................................................................................ 56
v     Intereses por Mora - Actualización Manual.................................................................. 57
v     Listado de Intereses por Mora...................................................................................... 59
v     Intereses por Mora - Generación de Notas Débito........................................................ 60
Explicación de los campos:................................................................................................... 61
v     Inicialización  de Archivos............................................................................................ 63
v   Aplicación del generador de informes a la problemática de cuentas por cobrar y 
cuentas por pagar................................................................................................................... 65
v     Que hacer en caso de?................................................................................................... 66
¿Como se genera una relación de cartera por zona y por vendedor, después de que los 
documentos ya se han capturado sin ese campo?.................................................................. 66

Como se implementa un control de cartera, por sectores económicos, después de que los 
documentos ya se han capturado sin ese campo?................................................................... 66




v Introducción


Objetivos del módulo


Al terminar de estudiar el presente capítulo el usuario estará en capacidad de aprovechar las diferentes consultas y listados del sistema, en los aspectos más vitales del control financiero de una empresa, como es el caso de Cuentas por Cobrar y cuentas por Pagar. Entendiendo que la grabación de la información relacionada, ya se realizo por el módulo de Gestión de Transacciones y que en el presente módulo no es necesario realizar ningún proceso intermedio de actualización.

Objetivos específicos del capítulo son:

- Consulta / listado de estados de cuenta
- Generación de vencimientos por edades a la fecha
- Generación de vencimientos por edades a fecha corte
- Generación de reportes de circularizacion
- Liquidación de intereses de mora
- Relaciones de recaudos
- Análisis de cupos de crédito
- Proyección y cumplimiento de recaudos
- Ajustes de cuotas de cartera
- Aumento / disminución de cupos
- Captura de cheques posfechados
- Otros procesos especiales
- Liquidación de descuentos por pronto pago



v Menu monitor



El siguiente es el menú monitor donde se encuentran los programas del modulo de cuentas por cobrar y cuentas por pagar:


v Consulta estados de cuenta por empresa / cuenta/ beneficiario


El objetivo de este programa es permitir al usuario hacer una consulta rápida de los diferentes documentos pendientes que conforman el saldo de un beneficiario a una fecha determinada. El usuario podrá seleccionar una empresa, centro de utilidad y cuenta en particular, permitiendo seleccionar además un beneficiario o todos si se desea. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menú:


 Al ingresar por la opción 1 el usuario deberá diligenciar los campos relativos a los parámetros de selección de la información así:
Seguidamente se despliega un formato de pantalla con el contenido de la información solicitada
Al final de la consulta, después de tener la información detallada, se trae un resumen de proyección de vencimiento a nivel de totales, en la siguiente forma:

v Consulta de estados de cuenta por empresa / beneficiario / cuenta


El objetivo de este programa es permitir al usuario hacer una consulta rápida de los estados de cuenta, brindando la oportunidad de seleccionar entre las opciones de cuentas por cobrar, cuentas por pagar y otras cuentas, el tipo de información que se desea.  Se permite visualizar los documentos por cada beneficiario en todas y cada una de las cuentas afectadas. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menú:


Al ingresar por la opción 2 el usuario deberá seleccionar el tipo de cuentas de las cuales se desea hacer la consulta así

Una vez hecha esta primera selección, se debe diligenciar los campos relativos al beneficiario

A continuación, el sistema despliega un formato de pantalla que contiene la información correspondiente a los parámetros seleccionados

v Listado de estados de cuenta por empresa / cuenta / beneficiario


El objetivo de este programa es permitir al usuario generar un reporte de los saldos y detalle de los documentos de una empresa, centro de utilidad, cuenta y beneficiario en particular, entre un rango de fechas de vencimiento especifico.

La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menú 

Al ingresar por la opción 3 el usuario deberá diligenciar los campos relativos a los parámetros de selección y ordenamiento del reporte

v Listado de estados de cuenta por empresa / cuenta / beneficiario / alfabético



El objetivo de este programa es permitir al usuario generar un reporte de los saldos y detalle de los documentos de una empresa, centro de utilidad, cuenta y beneficiario en particular, ordenado alfabéticamente a una fecha especifica. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menú:
Al ingresar  por la opción 4 el usuario deberá diligenciar los campos relativos a los parámetros de selección de la información:

v Listados por empresa de vencimientos diarios


El objetivo de este programa es permitir al usuario generar un reporte de los vencimientos diarios por mes o periodo, de una cuenta en particular o todas, de los diferentes documentos que se vencen a una fecha especifica.La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menú:
Al ingresar por la opción 5 el usuario deberá diligenciar los campos relativos a los parámetros de selección de la información. 

v Estados de cuenta - Consulta de movimiento por documento


El objetivo de este programa es permitir al usuario hacer una consulta de los saldos y movimientos por cada documento con saldo o cancelado. El usuario podrá seleccionar un documento en particular y visualizar los movimientos débitos, créditos y registros de que conforman cada partida. Es el libro auxiliar de movimiento de la cartera. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menú:
Al ingresar por la 7 consulta de movimientos por documento el usuario deberá diligenciar los campos relativos a los parámetros de selección
 El formato de pantalla presenta tres alternativas de cómo quiere ver los documentos: 0 = con saldo del documento, 1 = cancelados y 2 = todos los documentos. Seguidamente se presenta el siguiente formato de pantalla con la información seleccionada:
Presionando la tecla F2 consulta el tipo de documento y con Enter  consulta el movimiento por documento

v Estados de cuenta - Listado de movimiento por documento


El objetivo de este programa es permitir al usuario generar un reporte de los saldos y movimientos por cada documento con saldo o cancelado. El usuario podrá seleccionar un documento en particular detallando los movimientos débitos, créditos y registros de que conforman cada partida. Es el libro auxiliar de movimiento de la cartera. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menú:
Al ingresar por la opción 8 el usuario deberá inicialmente diligenciar los parámetros de ordenamiento y selección inicial de la información
Seguidamente se deberá diligenciar los campos relativos a los parámetros de selección de la cuenta, empresa, centro de utilidad y lapso
Vencimientos por Edades a la fecha – Listado por Empresa

 

El objetivo de este programa es permitir al usuario generar un reporte de los saldos de cartera de una empresa o todas, de un centro de utilidad o de todos en forma consolidada, a un lapso y fecha actual dados. La presentación general del informe es columnaria, donde se presenta la fecha de vencimiento, tipo y número del documento, código y nombre del cliente, fecha de elaboración del documento, plazo, días vencidos y valor o saldo del documento. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menú:

 Al ingresar por la opción 1 por empresa, se deben diligenciar los campos relativos a los parámetros de ordenamiento del listado, dentro de los cuales se tiene: por zona y subzona, por vendedor, por sector y o no desea un ordenamiento en especial. Si se toma la opción de no aplicar, el programa permite seleccionar el reporte para un beneficiario en especial, la tecla <Enter> es igual a todos los beneficiarios, y por último si el reporte a generar es por un tipo de documento en especial se debe seleccionar, si se requiere el detalle de todos los documentos, presione enter.     
Seguidamente se debe seleccionar la cuenta, empresa y centro de utilidad, lapso de corte, con la facilidad de utilizar las opciones adicionales y finalmente se deben definir los rangos de proyeccion deseados. El programa sugiere 3 rangos los cuales pueden ser modificados por el usuario de acuerdo a sus necesidades particulares

v Vencimientos por edades a la fecha – listados de Circularización

 

El objetivo de este programa es permitir al usuario generar estados de cuentas o extractos por tercero, para confirmar los saldos con los diferentes clientes y proveedores, bajo un formato de listado predefinido en el sistema. Para cada beneficiario y previo un encabezado de tipo carta, se detallan los diferentes documentos que componen el estado de cuentas a la fecha, especificándose el número del documento, la fecha de emisión, la fecha de vencimiento y su valor. Se totaliza por rango de vencimiento según la escala seleccionada y total general. Finalmente se presenta un comentario genérico (notas) capturado por pantalla en el momento de iniciar con el proceso de impresión.
La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menú:

 Al ingresar por la opción 3 Circularizacion, se despliega un formato de pantalla con un mensaje explicativo del programa:
Seguidamente se deberán diligenciar los campos relativos a los parámetros de selección del tipo de formato a generar, y de ordenamiento de los mismos:
 Finalmente se capturan los parámetros de selección de la cuenta, empresa, centro de utilidad y rangos de vencimientos de la información. Así mismo se tiene la opción de diligenciar lo relativo a los intereses (informativo) a cobrar sobre mora, firma autorizada, cargo, observaciones

v Vencimientos por Edades a fecha corte – Listado por Empresa

 


El objetivo de este programa es permitir al usuario generar un reporte de los saldos de cartera de una empresa o todas, de un centro de utilidad o de todos en forma consolidada, a un lapso y fecha anterior o de corte seleccionado. La presentación general del informe es columnaria, donde se presenta la fecha de vencimiento, tipo y número del documento, código y nombre del cliente, fecha de elaboración del documento, plazo, días vencidos y valor o saldo del documento.
La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menú:
Al ingresar por la opción 1 por empresa, se deben diligenciar los campos relativos a los parámetros de ordenamiento del listado, dentro de los cuales se tiene: por zona y subzona, por vendedor, por sector y o no desea un ordenamiento en especial.

Si se toma la opción de no aplicar, el programa permite seleccionar el reporte para un beneficiario en especial, la tecla <Enter> es igual a todos los beneficiarios, y por último si el reporte a generar es por un tipo de documento en especial se debe seleccionar, si se requiere el detalle de todos los documentos, presione enter.     
Seguidamente se debe seleccionar la cuenta, empresa y centro de utilidad, lapso de corte, con la facilidad de utilizar las opciones adicionales y finalmente se deben definir los rangos de proyeccion deseados. El programa sugiere 3 rangos los cuales pueden ser modificados por el usuario de acuerdo a sus necesidades particulares

v Vencimientos por Edades a fecha corte – Listado por Centro de Utilidad

 

El objetivo de este programa es permitir al usuario generar un reporte de los saldos de cartera de una empresa o todas, de un centro de utilidad o todos, clasificando en forma independiente la información de cada centro de utilidad de acuerdo a los códigos incluidos en la selección, a un lapso y fecha anterior. La presentación general del informe es columnaria, donde se presenta la fecha de vencimiento, tipo y número del documento, código y nombre del cliente, fecha de elaboración del documento, plazo, días vencidos y valor o saldo del documento.
La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menú:


Al ingresar por la opción 2 por centro de utilidad, se deben diligenciar los campos relativos a los parámetros de ordenamiento del listado, dentro de los cuales se tiene: por zona y subzona, por vendedor, por sector y o no desea un ordenamiento en especial. Si se toma la opción de no aplicar, el programa permite seleccionar el reporte para un beneficiario en especial, la tecla <Enter> es igual a todos los beneficiarios, y por último si el reporte a generar es por un tipo de documento en especial se debe seleccionar, si se requiere el detalle de todos los documentos, presione enter, como se puede visualizar en el siguiente formato de pantalla:     

Seguidamente se debe seleccionar la cuenta, empresa y centro de utilidad, lapso de corte, con la facilidad de utilizar las opciones adicionales y finalmente se deben definir los rangos de proyeccion deseados. El programa sugiere 3 rangos los cuales pueden ser modificados por el usuario de acuerdo a sus necesidades particulares

Vencimientos por edades a fecha corte– listados de Circularización

El objetivo de este programa es permitir al usuario generar estados de cuentas o extractos por tercero a una fecha anterior o de corte, para confirmar los saldos con los diferentes clientes y proveedores, bajo un formato de listado predefinido en el sistema. Para cada beneficiario y previo un encabezado de tipo carta, se detallan los diferentes documentos que componen el estado de cuentas a la fecha, especificándose el número del documento, la fecha de emisión, la fecha de vencimiento y su valor. Se totaliza por rango de vencimiento según la escala seleccionada y total general. Finalmente se presenta un comentario genérico (notas) capturado por pantalla en el momento de iniciar con el proceso de impresión. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menú:

Al ingresar por la opción 3 Circularizacion, se despliega un formato de pantalla con un mensaje explicativo del programa. Seguidamente se deberán diligenciar los campos relativos a los parámetros de selección del tipo de formato a generar, y de ordenamiento de los mismos

Finalmente se capturan los parámetros de selección de la cuenta, empresa, centro de utilidad y rangos de vencimientos de la información. Así mismo se tiene la opción de diligenciar lo relativo a los intereses (informativo) a cobrar sobre mora, firma autorizada, cargo, observaciones

v Proyección de Recaudos - Actualiza Rangos de Proyección


El objetivo de este programa, es permitir al usuario predefinir, por cada periodo, los rangos de proyección de recaudo para un análisis futuro, en términos de fecha inicial y final por semana o tiempo de recaudo.  La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menú:

Al ingresar por la opción 7, el usuario deberá diligenciar los siguientes campos

v Proyección de Recaudos Resumido.


El objetivo de este programa es permitir al usuario generar un reporte de los rangos de cobro o recaudo, proyectados en los rangos de tiempo (semanas) previamente catalogados en el numeral anterior.  El reporte puede ser generado por zona, vendedor o sector, presentando los valores totales que se espera recaudar por la selección dada. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menú:

 Al ingresar por la opción 8, el usuario deberá diligenciar los siguientes campos, relativos a los parámetros de selección y ordenamiento del reporte



Proyección de Recaudo
 Detallado

El objetivo de este programa es permitir al usuario generar un reporte de los rangos de cobro o recaudo, proyectados en los rangos de tiempo (semanas) previamente catalogados en el numeral anterior.  El reporte puede ser generado por zona, vendedor, sector o cliente, dando la opción de generarlo en valores totales, detallando el cliente, e incluso el número de documento y  su valor a recaudar para el periodo dado. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menú:

Al ingresar por la opción 9, el usuario deberá diligenciar los siguientes campos, relativos a los parámetros de selección y ordenamiento del reporte



v Cumplimiento de Recaudos



El objetivo de este programa es permitir al usuario generar un reporte del cumplimiento de los recaudos proyectados en los numerales anteriores.  El reporte se puede generar por semana programada, presentando los valores estimados de cobro y los efectivamente recaudados, de acuerdo a las variables de selección determinadas por el usuario. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menú:

Al ingresar por la opción A, el usuario deberá definir el ordenamiento inicial del reporte, entre las opciones de zona, vendedor y sector. Seguidamente deberá diligenciar los campos relativos a los parámetros de selección de la cuenta, empresa, lapso y semana:

v Relación de recaudos por vendedor – Tipo 1

 
El objeto de ésta relación es permitir al usuario liquidar comisiones por Ventas o por Recaudos, en un período, y dentro de un rango de fechas del rango seleccionado. Si la forma de liquidar tanto las ventas como los recaudos requieren descontar el IVA, se puede digitar el porcentaje a descontar. Se pregunta por el porcentaje para liquidar ventas el cual es uno solo para la primera fase del listado que es el de comisiones por ventas, y se capturan los parámetros de rangos y porcentajes para la liquidación de comisiones por recaudos, los cuales pueden ser Modificados al rango de días deseados.

La presentación del listado tiene dos clases de Informe: Primero la información de Comisiones por Ventas y luego las Comisiones por Recaudo, en ambos casos se presentan subtotales por tipos de documentos. En el de recaudo se presenta totales por los rangos y porcentajes deseados. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menú:


Al ingresar por la opción 4, el usuario deberá diligenciar los campos relativos a los parámetros de selección de la información:

Relación de recaudos por vendedor – Tipo 2

 
El objeto de ésta relación es permitir al usuario liquidar comisiones por Ventas o por Recaudo, en un período, y dentro de un rango de fechas del rango seleccionado. Si la forma de liquidar tanto las ventas como los recaudo requiere descontar el IVA, se puede digitar el porcentaje a descontar. Se pregunta por el porcentaje para liquidar ventas el cual es uno solo para la primera fase del listado que es el de comisiones por ventas, y se capturan los parámetros de rangos y porcentajes para la liquidación de comisiones por recaudo, los cuales pueden ser Modificados al rango de días deseados. Esta liquidación se hace con base en los vendedores, y cuando estos han sido creados en forma numérica y semiestructurada, se logra igualmente totales de acuerdo a la estructura planteada.  Por ejemplo al crear códigos de vendedor 0101, 0102, 0103, 0104, etc. se obtienen los totales por cada vendedor y un total para el 01. La presentación del listado tiene dos clases de Informe: Primero la información de Comisiones por Ventas y luego las Comisiones por Recaudo, en ambos casos se presentan subtotales por tipos de documentos. En el de recaudo se presenta totales por los rangos y porcentajes deseados. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menú:



Al ingresar por la opción 5, el usuario deberá diligenciar los siguientes campos

v Análisis de Cupos de Crédito


El objetivo de este programa, es permitir al usuario tener un informe del estado de los cupos previamente definidos en el catálogo de clientes, Vs, los saldos de las cuentas de cartera. Se puede generar el mismo reporte bajo los catálogos de clasificación del cliente como son, por zona, vendedor, sector y cliente. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menú:


 Al ingresar por la opción 6, el usuario deberá diligenciar los siguientes campos

v Ajuste de Cuotas de Cartera


El objetivo de este programa es permitir al usuario adicionar valores, con base en un porcentaje o un valor determinado, a los documentos (facturas normalmente) existentes y pendientes de cobro, para cada una de las cuotas pendientes. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menú:

 Al ingresar por la opción 1, el usuario inicialmente deberá seleccionar el lapso, empresa y comprobante donde desea registrar las transacciones resultantes del proceso de incremento de cuotas:


Seguidamente deberá diligenciar los campos relativos al documento, beneficiario, cuenta y selección de cuotas sobre las cuales se va a registrar el incremento.

Una vez terminado el proceso de selección de documentos y cuotas, se deberá registrar las contrapartidas, de igual forma que se registran transacciones en forma de captura manual, igual que se hace en el registro de transacciones

v Aumento / Disminución de Cupos


El objetivo de este programa es permitir al usuario hacer un incremento o una disminución, a los cupos definidos en el catálogo de clientes. El sistema brinda la opción de que estos cambios se puedan hacer en valores o en porcentaje. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menú:


 Al ingresar por la opción 2, el usuario deberá diligenciar los siguientes campos relativos a las variables de aumento o disminución y a los parámetros de clasificación del cliente:

v Cambio Automático de Vendedor


El objetivo de este programa es permitir al usuario hacer un cambio de un código de vendedor por otro. Este cambio queda registrado en los catálogos de clientes, sucursales, saldos de cartera y archivos de movimiento.  Con respecto a los dos últimos archivos, solo se modifican aquellos documentos que tienen saldos pendientes, es decir, los que están activos en cartera La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menú:

Al ingresar por la opción 3, el sistema despliega un formato de pantalla con la explicación del proceso

Seguidamente se deben diligenciar los campos relativos a los parámetros de selección del proceso a realizar

v Captura de Cheques Posfechados



El objetivo de este programa, es permitir al usuario reportar, de manera informativa, en los archivos de cartera, la información concerniente a los cheques pos-fechados recibidos y pendientes de consignar que respalden o cancelen uno o varios documentos.  De esta forma al generarse los reportes de cartera, se podrá visualizar al extremo derecho de cada documento, si éste tiene un cheque pos-fechado que lo  respalde, su número y fecha de consignación. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menú:

Al ingresar por la opción 4, el usuario deberá diligenciar los siguientes campos, correspondientes a los parámetros de selección del cliente y documento, y los datos relativos al cheque pos-fechado

v Cambio de Vendedor por Documento


El objetivo de este programa, es permitir al usuario hacer el cambio de un vendedor a un documento específico.  Se debe digitar el código de cuenta, cliente, empresa, centro de utilidad, tipo y número de documento, y seguidamente se podrá el código de vendedor del movimiento y de los archivos de cartera. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menú:
Al ingresar por la opción 5, el usuario deberá diligenciar los campos relativos a los parámetros de selección del proceso a realizar:

v Descuentos Pronto Pago - Tabla de Pronto Pago


El objetivo de este grupo de programas es permitir al usuario generar un archivo listado de la liquidación de descuentos de Pronto Pago, modificarlo, corregirlo, y posteriormente generar con base en este las notas Crédito a los clientes por concepto de pronto pago.

La tabla de Pronto Pago es el primero de los programas, y en este el usuario podrá predefinir los parámetros de liquidación del pronto pago.  El sistema permite que por cada número de días, se pueda  definir un porcentaje de pronto pago a otorgar: La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menú:
penidente p39

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