v Tabla de Contenido
MENU
v Tabla de
Contenido..................................................................................................................................... 1
v Introducción....................................................................................................................... 3
Objetivos del modulo.................................................................................................................... 3
v Mmonitor............................................................................................................................. 4
v Preámbulo
de la conciliación bancaria................................................................................ 5
v Actualiza
Documentos Pendientes...................................................................................... 6
v Listado
por Número de Documento.................................................................................... 7
v Relación
de Ingresos y Egreso............................................................................................. 8
v Documentos
con Naturaleza Contraria................................................................................ 9
v Actualiza
Extractos............................................................................................................. 10
Explicación de los campos:........................................................................................................... 10
v Captura
Equivalencias de Transacciones Bancarias........................................................... 12
v Actualización
Automática................................................................................................... 13
v Actualización
Manual......................................................................................................... 15
v Consulta
por Número de Registro...................................................................................... 17
v Listado
por Número de Registro........................................................................................ 19
v Listado
por Número de Documento................................................................................... 20
v Backup
Archivos de Conciliación...................................................................................... 21
v Conciliación
Bancaria – Proceso........................................................................................ 22
Ejemplo de un reporte de conciliación bancaria............................................................................ 23
v Restore
Archivos de Conciliación....................................................................................... 25
v Actualiza
Cheques a la Vista y Posfechados....................................................................... 26
Explicación de los campos:........................................................................................................... 27
v Consulta
Cheques a la Vista / Posfechados......................................................................... 28
v Listado
Cheques a la Vista / Posfechados............................................................................ 30
v Proceso
de Retiro de Cheques.............................................................................................. 31
v Listado
Informe diario de bancos......................................................................................... 32kontabilidad2016@gmail.com kontabilidad2016.blogspot.com CONCILIACION BANCARIA
v Introducción
El objetivo general de este módulo es
brindar a los usuarios una herramienta para hacer en forma automática los
procesos de conciliación bancaria. Este módulo está orientado a las áreas
operativas y contable de la empresa, brindándoles herramientas de gestión, y a
las áreas administrativas y gerenciales, brindándoles información oportuna de
los bancos que permiten un completo seguimiento de la operación y la oportuna
toma de decisiones.
Como objetivos particulares se pretende
que al final de éste módulo, los usuarios estén en capacidad de hacer las
siguientes operaciones:
-
Actualización de documentos
pendientes
-
Libros auxiliares de bancos,
ingresos y egresos, documentos con naturaleza contraria
-
Definición de extractos
-
Actualización de detalle de
extractos
-
Conciliación bancaria
-
Actualización de cheques a la
vista / posfechados
-
Informe diario de bancos
v Menú monitor
En el siguiente formato de pantalla se puede visualizar la
ubicación de los diferentes programas que conforman el módulo de Conciliación
Bancaria.
La explicación detallada de cada uno de
ellos, su aplicación y operación en todos los elementos que los conforman, son
la razón de ser de los capítulos que se presentan a continuación:
El usuario puede desplazarse a través de
estos, con las teclas de movimiento de cursor (Flechas), o seleccionando
directamente el número o letra de la opción.
v Preámbulo de la
conciliación bancaria
Partiendo de estos indicadores
de conciliación bancaria, el sistema pide la siguiente información adicional,
cada vez que se captura movimiento contable que involucra cuentas auxiliares de
bancos.
Esta información es la que trae el
sistema a la hora de "CONCILIAR", con
base en los libros auxiliares que lleva el CG-UNO. Es importante aclarar que la
presentación de estados financieros, con base en movimiento contable que no ha
sido sometido a este proceso de CONCILIACION BANCARIA, de acuerdo a normas contables, no es confiable por las
siguientes razones:
No
se han reflejado en los estados financieros la totalidad de la notas débito y
crédito, que surjan como parte del servicio de la entidad bancaria, en
situaciones como sobregiros, comisiones, etc.
No
se ha descartado la posibilidad de error, por imputación de partidas a cuentas
bancarias que no son.
No se ha auditado que aparezcan cheques
cobrados, que no hayan sido emitidos por el sistema.
v Actualiza Documentos Pendientes
El objetivo de este programa es permitir
al usuario actualizar los documentos pendientes de conciliar la primera vez, de
tal forma que en adelante y a través del proceso de conciliación automática, el
sistema los actualice.
Al ingresar por la opción 1, el usuario deberá diligenciar los siguientes campos
v Listado por Número de Documento
El objetivo de este programa es permitir
al usuario generar un libro auxiliar de las cuentas de bancos, para su correspondiente revisión o consulta.
La ruta de acceso a este programa se
puede visualizar en el siguiente menú
Al ingresar por la opción 1, el usuario
deberá diligenciar los campos relativos a los parámetros de selección y tipo de
información que se desea listar:
v Relación de Ingresos y Egresos
El objetivo de este programa es permitir
al usuario generar un libro auxiliar ordenado por tipo de transacciones, es
decir, detallando la totalidad de registros de ingresos y posteriormente los
registros correspondientes a los egresos.
La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menú
Al ingresar por la opción 2, el usuario deberá diligenciar
los siguientes campos
v Documentos con Naturaleza Contraria
El objetivo de este programa, es permitir
al usuario generar un informe de auditoria de las cuentas de bancos para
detectar los documentos registrados en forma contraria a su naturaleza.
Al ingresar por la opción 3, el usuario deberá
diligenciar los siguientes campos
El objetivo de este programa es permitir
al usuario reportar por cada cuenta bancaria, los saldos y valores totales del
extracto para cruzar posteriormente los registros de detalle capturados y
verificar su cuadre, necesario para un proceso de conciliación exitoso.
La ruta de acceso a este programa se puede
visualizar en el siguiente menú:
Al ingresar a la opción 1, el usuario deberá
diligenciar los siguientes campos
Explicacion de los campos:
Lapso:
Año, mes del extracto
Empresa:
Código de la empresa
C.U.:
Código del centro de utilidad
Cuenta:
Código contable de la cuenta bancaria
Saldo Inicial:
Saldo bancario con que inicia el
extracto. En caso de querer dejarlo en cero, teclear .99. Si el saldo es
contrario anteponga la tecla menos (-)
Saldo Final:
Saldo final que cierra el extracto. Si el
saldo es contrario anteponga la tecla menos (-).
Fecha extracto:
Fecha en formato AAMMDD, y que debe estar
dentro del lapso informado en el principio de esta pantalla. En caso de que no
ocurra esto sale el mensaje: "Conflicto Lapso vs. Fecha"
Elaborado por:
Persona que graba la información
Observaciones:
Información que identifique el extracto,
por Ej: Extracto Banco Mundial, correspondiente al mes de julio de 2.001.
v Captura Equivalencias de Transacciones Bancarias
El objetivo de este programa, es permitir
al usuario catalogar los diferentes extractos por entidad y definir la relación
existente entre el código de transacción del banco y los parámetros de
registros definidos en el sistema.
Al ingresar por la opción 1, el usuario deberá
diligenciar los siguientes campos
El objetivo de este programa es permitir
al usuario registrar el detalle de las transacciones de los extractos bancarios
en el sistema, para su posterior confrontación con los registros de los libros
de bancos y poder realizar el proceso de conciliación. Esta captura se hace con base en los archivos
planos enviados por los bancos con el detalle de los extractos de cada periodo.
| Al ingresar por la opción 4, el usuario deberá inicialmente seleccionar el número o código de banco de acuerdo a los registros del sistema |
Seguidamente se presenta un formato de
pantalla con la explicación del proceso, y se realiza la actualización del
extracto:
v Actualización Manual
El objetivo de este programa es permitir
al usuario registrar el detalle de las transacciones de los extractos bancarios
en el sistema en forma manual y directa sobre el archivo de detalle, para su
posterior confrontación con los registros de los libros de bancos y poder
realizar el proceso de conciliación.
| Al ingresar a la opción 5, el usuario deberá diligenciar los siguientes campos relativos a los parámetros de selección del extracto a actualizar, y el detalle de los registros anotados: |
Consulta por Número de Registro
El objetivo de este programa, es permitir
al usuario generar un reporte con el detalle de los registros capturados en
forma manual o automática, por cada código de cuenta / extracto.
La ruta de acceso a este programa se puede visualizar
en el siguiente menú:
Al ingresar por la opción 6, el usuario inicialmente deberá seleccionar el lapso, empresa y cuenta a consultar: Seguidamente se despliega un formato de pantalla con los registros capturados en el detalle de los extractos:
Al seleccionarse un número de registro se despliega el siguiente formato de pantalla:
Listado por Número de Registro
El objetivo de este programa, es permitir al usuario generar un reporte con el detalle de los registros capturados en forma manual o automática, por cada código de cuenta / extracto.
La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menú:
Al ingresar por la opción 7, el usuario deberá diligenciar los siguientes campos
:
v Listado por Número de Documento
El objetivo de este programa, es permitir
al usuario generar un reporte con el detalle de los registros capturados en
forma manual o automática, por cada código de cuenta / extracto, ordenados por
número de documento o por fecha.
La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu:
Al ingresar por la opción 8, el usuario
deberá diligenciar los siguientes campos:
v Backup Archivos de Conciliación
El objetivo de este programa es permitir
al usuario hacer una copia de seguridad previa a los procesos de actualización,
de los archivos de conciliación. Esta se
recomienda hacer cada vez antes del proceso, previendo que si se llega a
presentar algún error o falla en el proceso, se pueda restaurar la información
e iniciar nuevamente el proceso.
Al ingresar a la opción 1, el usuario deberá diligenciar los siguientes campos:
El objetivo de este programa es realizar el proceso de conciliación automática, entre las partidas registradas en el extracto bancario y las transacciones y documentos pendientes en el sistema.
La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menú:
Al ingresar por la opción 2, el usuario deberá diligenciar los campos relativos a los parámetros de selección del proceso. El sistema tiene la opción de genera el proceso sin actualización, en cuyo caso solamente se genera el reporte de conciliación con los documentos pendientes que explican las diferencias encontradas entre el saldo en libros y el saldo del extracto. Si se prefiere se puede hacer con actualización, es decir que ademas de generarse el reporte mencionado, se actualiza el archivo de documentos pendientes para el siguiente periodo.
Ejemplo de un reporte de conciliación:
Es recomendable
que una vez generado el proceso, se revisen los registros presentados en el
informe para verificar que efectivamente estos sean los documentos pendientes
de cruce, por las múltiples razones de tipo contable o transaccional que se
presentan.
Nota: Si posteriormente al proceso de conciliación bancaria se hacen
nuevos registros o se modifican algunos de los ya registrados y conciliados, el
proceso para el siguiente periodo no se podrá realizar hasta tanto no se cuadre
manualmente el archivo de documentos pendientes para el nuevo periodo.
Restore Archivos de Conciliación
El objetivo de este programa es permitir
al usuario restaurar la copia de seguridad de los archivos de conciliación. Este procedimiento es de uso exclusivo cuando
se presenta algún inconveniente insalvable que obliga a repetir el proceso.
Al ingresar por la opción 3, el usuario deberá
diligenciar los siguientes campos
v Actualiza Cheques a la Vista y Posfechados
El objetivo de este programa es permitir
al usuario reportar, en forma manual, los cheques a la vista y pos-fechados
pendientes de entrega, con el fin de reflejarlos en el informe diario de bancos
para tener unos saldos más reales o confiables del disponible bancario.
Estos registros quedan guardados en un
archivo especial el cual puede ser actualizado en forma automática al momento
de generar los comprobantes de egreso desde el módulo de generación de
documentos. Para ello el usuario deberá activar el parámetro correspondiente en
el menú de configuración del sistema, parámetros de Contabilidad.
Al iniciar el proceso de implementacion y
hacer uso del módulo de generación de documentos, se empieza a actualizar el
archivo mencionado, sin embargo, es factible que a ese momento se tengan
documentos (cheques girados) pendientes de entrega por lo cual se debe hacer
uso de este programa para capturarlos como si fuesen Saldos Iniciales del
proceso.
Todos los comprobantes de egreso que se
realizan en el modulo descrito, se registran como cheques a la vista. Si el
usuario desea catalogarlo como pos-fechado, debe ingresar a este programa y
modificar el indicador del tipo de cheque.
Al ingresar por la opción 1, el usuario
deberá diligenciar los siguientes campos:
Explicación de los campos:
Empresa:
Código de la empresa
Documento:
Tipo y número de documento con el que se
elabora el cheque, ejemplo CE comprobante de Egreso.
Cuenta:
Código de la cuenta auxiliar de bancos de
donde se gira el cheque.
Beneficiario:
Identificación del tercero a nombre de
quien se expide el cheque.
Cheque:
Numero del cheque
Valor:
Valor del cheque girado y detalle de la
transacción.
Clase de cheque:
Se presentan dos opciones: 1= El cheque
girado es a la vista (para entregar con la fecha de girado). 2= El cheque es
posfechado (para cobrar en una fecha posterior a la girada).
v Consulta Cheques a la Vista / Posfechados
El objetivo de este programa es permitir
al usuario consultar los cheques girados y pendientes de entrega, tanto a la
vista como pos-fechados.
Al ingresar por la opción 2 el usuario deberá
diligenciar los campos relativos a la empresa y cuenta contable de la cual se
giro. Seguidamente el sistema despliega un formato de pantalla con los
registros de cheques pendientes
Si el usuario desea, puede consultar los
cheques de un beneficiario en particular. Igualmente se presenta la opción de
consultar el movimiento o registro para conocer mas detalles de la transacción:
Listado Cheques a la Vista
/ Posfechados
|
Al ingresar a la opción 3, el usuario deberá diligenciar los siguientes campos relativos a los parámetros de selección y ordenamiento del reporte
v Proceso de Retiro de Cheques
El objetivo de este programa es permitir
al usuario actualizar el archivo de cheques pendientes de entrega, por
mantenimiento o por entrega de los mismos.
 |
|
| Al ingresar por la opción 4, el usuario deberá diligenciar los campos relativos a los parámetros de selección del documento o documentos que se desea reportar como entregados o retirados del archivo: |
v Listado Informe diario de bancos
El objetivo de este programa es permitir
al usuario generar diariamente, el informe diario de bancos con las siguientes características:
Saldo del día anterior.
Consignaciones del día solicitado.
Notas débito del día.
Notas crédito del día.
Cheques girados.
Saldo de contabilidad a la fechada
solicitada.
Cheques a la vista, cheques no entregados
y aparecen en tesorería.
Cheques posfechados, cheques entregados y
no cobrados.
Saldo actual: Saldo de contabilidad menos cheques a la
vista y pos-fechadoLa ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menú:
Al ingresar por la opción 1 el usuario
deberá diligenciar los siguientes campos:
Blog: https://kontabilidad2016.blogspot.com Email kontabilidad2016@gmail.com
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